Prioritering

Hvorfor er det så svært at prioritere?

Det mest enkle svar på dét spørgsmål er, fordi der er (for) mange ting, vi gerne vil nå. Vi siger ja, ja og ja og før vi ved af det, så har vi fyldt så mange opgaver ind i hverdagen, at vi totalt har mistet overblikket over, hvor vi skal starte. Og jo flere ting vi får sagt ja til, jo vanskeligere bliver det at vælge rigtigt.

Er det ikke paradoksalt, at vores evne til at prioritere svækkes, jo mere travlt vi har… Det er jo umiddelbart ikke særlig smart designet. Men inden jeg lægger mig ud med vores Skaber (hvem end det er), så vil jeg forsøge at holde mig på et noget mere jordnært niveau, og komme med 3 bud på, hvordan vi kan få en bedre planlægning og prioritering ind i vores hverdag.

1. Tænk langsigtet

Hvis ikke du har det fulde overblik over dine opgaver, så kan du heller ikke prioritere dem. Start derfor med at samle alle dine opgaver ét sted. Nu sidder du måske med en liste på 100 opgaver (eller endnu flere) og tænker pyhaa og så er det jo fristende, at starte med at løbe efter alle dem, der haster allermest. Men tro mig, det er en virkelig kortsigtet strategi. For på den måde vil du til evig tid løbe rundt og lave brandslukning.

Start i stedet med at se på alle de opgaver, der er vigtige for netop dig at udføre. Det kan være udarbejdelsen af en præsentation til næste uge, udtænkning af strategiske tiltag eller deltagelse i konferencer/ arrangementer der fremmer din forretning. Disse ting skal planlægges! Hvis ikke de bliver planlagt, så ender de i ovennævnte kategori hvor du må sidde oppe natten før og lave din præsentation, eller hvor du ikke fik fastlagt den nye strategi der kunne sikre din fortsatte vækst eller at du missede den netværksmulighed, der var af afgørende betydning.

Så få dem planlagt, blokér tid i din kalender (og hold det!), så du får givet det nogle tanker i god tid. Så bliver kvaliteten nemlig også så meget bedre.

2. Håndtér “hastere” proaktivt

Når vi får sagt ja til for mange opgaver, så er det formentlig dels en blanding af ting vi gerne vil og ting vi føler vi skal – eks. når chefen kommer og smider en haster på vores bord. Der er ikke så meget andet at gøre, end at smøge ærmerne op og få det fikset. I de fleste jobs vil der være hastere og uforudsete opgaver hver eneste dag, og det bedste vi kan gøre er… at planlægge med dem. For let’s face it. Mere uforudset er det jo heller ikke, når vi efter mange år på arbejdsmarkedet VED, at der hver eneste dag dumper noget ned i skødet på os, som vi da godt nok ikke liiiige havde set komme.

Jeg plejer at anbefale, at vi MAX planlægger 70% af vores dag – og måske endda mindre, alt efter hvor udsat for uforudsete opgaver man er i sit job. Ved at skabe luft til de uforudsete ting vi med al sandsynlighed kan forvente kommer, så undgår vi at stå med ryggen mod muren og opleve at alting ramler, når der kommer noget ind fra højre.

3. Skab momentum

Inden jeg lukker ned for dagen, så vurderer jeg ud fra min opgaveliste, hvilken opgave der er den vigtigste at nå i morgen. Det skriver jeg på en lille lap på min computer. Den første time af min arbejdsdag er således dedikeret hertil. Jeg åbner ikke mails, jeg tjekker ikke nyheder, jeg gør ikke andet, før jeg har udført den opgave, der står på min post-it.

Udover at denne metode styrker vores evne til at holde fokus, så har den også en eminent evne til at skabe momentum for resten af dagen. Når jeg hver eneste dag ved, at jeg som minimum når dén vigtigste opgave, så er man allerede i plus fra morgenstunden.

Det giver et super boost og så kan resten af dagen bare komme an 😉