De mindste er tilbage i skolen – hva’ så nu?

I dag starter de mindste elever igen. Jeg har selv haft to lopper hjemme – én i 0-klasse og én i 4. og helt ærligt, det har ikke været lige sjovt hele tiden. De klassiske ”Har du lige 2 minutter” har været skiftet ud med ”Moar, hvilken opgave skal jeg nu lave?” ”Jeg kan ikke logge på Teams. ”Må jeg ikke nok spille Fortnite nu?”

Det fik mig til at tegne ovenstående graf, som jeg tror, mange forældre kan identificere sig med.

Det ser dog ud til, at vi lige klarer den og holder os på den grønne kurve 😉

Nu starter endnu en ny hjemmearbejdsform, hvor vi skal have styr på de nye rutiner, skabe fokus og planlægge for at sikre den bedst mulige brug af vores tid, og det er her, M-faktoren er relevant.

Best case scenario er et dårligt udgangspunkt

Når vi planlægger vores dag, overvejer vi sjældent, HVORNÅR opgaver løses bedst.

Vi ser i kalenderen, hvornår der er et hul og klemmer (ofte for mange) opgaver ind for så senere at spilde tid på at flytte tingene rundt igen, når vi indser, at vi igen ikke kan nå det hele.

Vi glemmer at tage højde for M-faktoren. Den menneskelige faktor. Vi har en tendens til at planlægge efter et best-case scenarie, hvor alt spiller og går 100% som forventet uden uforudsete opgaver.

Men når vi kigger tilbage på de sidste 10 år af vores arbejdsliv, har vi aldrig haft en arbejdsdag, hvor alt gik 100% som forventet. Sådan er vi mennesker ikke. Sådan er livet ikke. Hvis vi ikke tager højde for det uforudsete i planlægningen, vil vi fortsætte med at begå de samme fejl og spilde tiden på at flytte opgaver rundt.

Hvad kan vi gøre for at optimere vores tid? Hvordan kan vi bruge M-faktoren til at komme i mål med de ting vi, sætter os for?

Timing is everything

Det er ikke ligegyldigt, hvornår du løser hvilke opgaver.

Jeg har for nyligt haft en kunde i det offentlige med et større projekt. I den forbindelse så vi på deres mødeaktivitet, der var eksploderet under Covid. En af de ting, de havde overført til onlineformat, var deres uformelle godmorgen-møde. Hver dag fra 8.30 – 9.00 tjekkede hele teamet ind og sagde godmorgen. Lederen viste flaget, sagde et par bevingede ord, og herefter gi alle så småt i gang med at arbejde.

Udfordringen er ikke formatet – det er heller ikke formålet (som er særlig vigtig i en tid, hvor den fysiske interaktion er minimal) – det er timingen. De første timer af din arbejdsdag er afgørende for, hvordan resten af din dag udspiller sig. Det er i de første timer, vi peaker kognitivt. Denne tid skal ikke bruges til at tjekke op og tjekke ind. Den skal bruges til at eksekvere.

I samarbejde med min kunde arbejdede vi med at flytte afdelingernes ”daglige-tjek-ind” til før frokost. Formålet med mødet er fortsat det samme: At teamet mødes, lederen er nærværende og evt. en kort opsummering af projekter. Men ved at ændre timingen får alle medarbejdere mulighed for at optimere brugen af deres vigtige morgentimer.

Regnestykket er simpelt

Forestil dig, at du skal løse en krævende opgave. Hvis du planlægger den fra morgenstunden, tager den måske en halv time. Løser du den derimod sidst på dagen, hvor det mentale batteri er ved at være fladt, kræver den samme opgave måske 1,5 -2 timer.

Den primære forskel på en fornuftigt afstemt og en uoverskuelig lang arbejdsdag er timingen af opgaver, hvor vi tager højde for M-faktoren, og hvordan vi er som mennesker.

Med den øgede mængde hjemmearbejde har vi mulighed for at planlægge vores opgaver, efter hvornår de løses bedst (=hurtigst og med højst kvalitet).

I det omfang det er muligt, så sigt efter at lave dine strategiske opgaver, der kræver ekstra fokus fra morgenstunden, dine administrative og rutineprægede opgaver ved middagstid og dine mere kreative opgaver hen på eftermiddagen*. Så tager du højde for M-faktoren og udnytter den naturlige cyklus for dagen optimalt.

Her er tilbagemeldinger fra team-medlemmerne, der nu har check-in før frokost:

”Vi når så meget mere i løbet af dagen”

”Jeg fatter ikke vi ikke har gjort det her noget før”

”Det giver et kæmpe boost at få noget fra hånden allerede fra morgenstunden”

”Jeg har en oplevelse af, at vores møder faktisk er kortere og mere værdifulde nu, fordi der ikke går helt så meget snak i den, som der gjorde om morgenen”

”Jeg tager nogle gange mødet med i ørene, og så traver jeg en tur imens inden frokost – det er så fantastisk at have mulighed for her i hjemmearbejdstiden”

Timing is everything. Rigtig god arbejdslyst.

*Dette vil være den naturlige cyklus for A-mennesker. For B-mennesker er det lige omvendt.