Kom i mål med dine opgaver – hver dag

Det er sidst på dagen, og der er stadig en del opgaver, der skal nås. Det ligner endnu en lang dag, hvor planlægningen har slået fejl. Du orker ikke mere – resten må blive i aften, når ungerne er puttet.

Har du nogensinde taget dig selv i at planlægge opgaver, som du godt ved, ikke er realistiske at nå?

Det er der en helt naturlig forklaring på, som jeg kommer tilbage til om lidt, men først skal vi se på, hvordan det går med det planlagte aftenarbejde.

Vi planlægger mere, end vi kan nå

Når det bliver aften, så har vi balladen. Efter myldretid, madlavning, lektielæsning, oprydning, putning, madpakker osv., er der ikke mere krudt tilbage på det kognitive batteri. Det er ikke længere lysten, der driver værket, når computeren bliver tændt, og du kæmper dig igennem de allermest presserende opgaver, inden du trækker stikket og går udmattet i seng.

Men hvorfor er det, at vi gang på gang planlægger mere, end vi kan nå? Det er der to grundlæggende årsager til.

Årsag nr. 1: Hyperbolsk diskontering

Hyperbolsk diskon.. hva’ for noget..?

Vi mennesker har en tendens til hyperbolsk diskontering, som betyder, at vi foretrækker små gevinster nu frem for større gevinster på den lange bane. Konsekvensen er, at vi ofte træffer dårligere valg for os selv, fordi vi har et kortsigtet perspektiv.

Og hvad betyder det så for vores planlægningsevne? Det betyder for eksempel, at vi hellere vil acceptere mødeindkaldelsen nu (lille, kortsigtet gevinst – så er mailen væk fra indbakken) frem for at forholde os kritisk til, om det er et møde, vi behøver at deltage i (større, langsigtet gevinst – måske kan vi nøjes med referatet på fem minutter frem for at deltage i to timers møde).

Når vi har rigtig travlt, forstærkes tendensen, fordi vores eneste fokus er at få opgaver ud af verden. Vi blæser afsted med 100 km i timen – kun for at erfare, at vi med vores kortsigtede perspektiv får skabt unødigt arbejde for os selv på den længere bane og dermed fastholder vi os selv i en travlhedsspiral.

Årsag nr. 2: Supermandseffekten

Supermandseffekten er et udtryk for, at vi generelt har høje tanker om vores egen fremtidige formåen. Det er jo i sig selv dejligt nok, men udfordringerne opstår, når vores to indre styresystemer ikke taler sammen, for vi har nemlig alle en planlægger (Planner) og en handler (Doer) boende i os.

Vores indre Planner er den fødte optimist, der lægger planer, accepterer møder og fordeler opgaver i ét væk. Vores indre Planner opererer ud fra devisen: ”i morgen er jeg supermand”, og der er således ingen grænser for, hvad der kan klemmes ind i kalenderen. Møder bliver booket oven i hinanden, frokostpausen bliver fyldt ud med opgaver, og krævende opgaver bliver lagt sidst på dagen, for Supermand bliver aldrig træt. Vores optimistiske Planner har svært ved at acceptere, at noget ikke kan lade sig gøre, så han hugger en hæl og klipper en tå og snyder os til at tro, at kalenderpuslespillet går op.

Men når vi dagen efter skal i gang med at udføre de planlagte opgaver, træder vores indre Doer ind på scenen. Til trods for at navnet antyder både handlekraft og driftighed, er det ikke altid en 120%-mentalitet, vi møder ind på jobbet med – og det har vores Planner ikke taget højde for.

Det er nemlig vores Doer, der trykker på snooze i stedet for at stå op, når vækkeuret ringer. Det er vores Doer, der ikke har mulighed for både at sidde til bestyrelsesmøde og samtidig holde samtale med en ny medarbejder. Det er også vores Doer, der bliver træt efter en lang, forpligtende dag og modstræbende finder computeren frem kl. 21, hvor der er hul i kalenderen, men hvor det mentale batteri lyser blodrødt for en genopladning.

Når vores Planner og Doer er ude af trit, får vi ofte et enormt efterslæb af opgaver, vi skal bruge tid på at reorganisere, samtidig med at vi dunker os selv oven i hovedet over alt det, vi ikke nåede. Og det er ikke god brug af vores tid.

Planlæg ud fra erfaring frem for forhåbning

Kendskabet til vores medfødte tendens til hyperbolsk diskontering og supermandseffekten giver det os et afsæt til at se på vores planlægning med helt nye briller. Fremfor at planlægge efter, hvad vi håber at kunne nå, bør vi planlægge efter, hvad vi erfaringsmæssigt kan nå.

Herunder er tre planlægningsprincipper, som du med fordel kan gøre brug af, når du skal planlægge din tid bedst muligt.

1) Se på opgavens karakter, ikke kun på, hvornår der er plads i kalenderen

Forskellige opgaver kræver forskellige ressourcer af os. Tanketunge opgaver som forretningsudvikling, MU-samtaler og øvrige strategiske opgaver kræver høj grad af fokus og energi. Hvis vi planlægger for mange af disse typer opgaver samme dag, er der stor sandsynlighed for, at vi ikke har mental båndbredde til at løse dem alle, eller at vi løser dem utilfredsstillende eller bruger uforholdsmæssigt lang tid på dem. Sørg derfor så vidt muligt for at fordele disse opgaver over flere dage.

2) Tag tempoet ud af dine tidsmæssige beslutninger

Vær omhyggelig med de valg, du træffer, som vil kræve din tid på et senere tidspunkt (som fx mødeindkaldelser). Hold igen med blot at acceptere en indkaldelse, fordi det er den nemme løsning nu. Giv dig selv mulighed for at forholde dig kritisk til dagsorden, relevans og deltagelse, inden du giver din tid væk. Det vil lønne sig, fordi der i refleksionen ligger en implicit stillingtagen til, hvad du kan bidrage med ved mødet, som kommer både dig og de øvrige deltagere til gode.

3) Timing is everything

Vores kognitive batteri bliver mere og mere belastet, som dagen skrider frem, og det har stor betydning i forhold til, hvornår vi planlægger hvilke opgaver. Sørg for at planlægge de væsentligste og mest krævende opgaver fra morgenstunden, hvor du er frisk. Det frigiver en god portion dopamin at nå i mål med en vigtig opgave – og det udløser en positiv spillover-effekt til dagens øvrige opgaver, som du kan drage nytte af resten af dagen.

Når vi kan slippe den evigt dårlige samvittighed og erstatter den med en veltilfreds følelse af, at vi har nået præcis det, vi satte os for, og at vi har leveret en kvalitet, vi kan være stolte af, så giver det følelsen af succes. Det er netop denne succes, som muliggøres med en velovervejet planlægning, og som hjælper os med at komme i mål med opgaverne – hver dag!

Denne artikel er udviklet i samarbejde med Nykredit Erhvervsbank.